Saber fazer corretamente o fechamento de caixa é essencial para o bom funcionamento de um restaurante ou lanchonete. Isso por que fazer o fechamento de caixa pode parecer uma atividade simples e corriqueira. No entanto, fechar adequadamente o caixa de um negócio pode ser uma tarefa decisiva para manter o controle financeiro da empresa.
Ainda que a gestão financeira não seja a parte mais divertida do negócio, você já sabe que ela é muito importante para ter sucesso e longevidade no empreendimento.
Além de elaborar o cardápio, cuidar do projeto de decoração e pensar em ideias inovadoras para encantar os clientes, é preciso aprender a fazer o fechamento de caixa de forma eficiente e assertiva.
Para isso, vamos apresentar a seguir um passo a passo simples e direto. Acompanhe este texto até o final e confira!
O que é fechamento do caixa?
Fechamento de caixa é a prática da conferência dos valores vendidos, dos valores gastos e, por fim, do valor disponível em caixa ao final de um período, podendo feito ao final de cada dia, semana ou mês.
Se tratando de uma das atividades básicas de um estabelecimento comercial é importante que esse processo seja constante e faça parte da rotina do restaurante.
Sem ele, é muito difícil acompanhar a real situação financeira do negócio, pois não há controle de quanto dinheiro entrou e saiu em determinado período.
Qual é a principal função do fechamento de caixa?
O fechamento de caixa é uma prática fundamental para a gestão financeira de qualquer negócio, principalmente no setor de alimentação, onde o volume de vendas e transações pode ser alto. Essa rotina consiste em registrar todas as movimentações de entrada e saída de dinheiro em um determinado período, geralmente diário, e confrontar esses registros com os valores reais em caixa no final do expediente.
Assim, o principal objetivo do fechamento de caixa é garantir que as informações registradas no sistema de gestão da empresa estejam de acordo com a realidade financeira do negócio, evitando possíveis falhas ou discrepâncias que possam comprometer a saúde financeira da empresa.
Por meio do fechamento diário do caixa, o empreendedor pode verificar se as vendas e pagamentos foram devidamente registrados e se não houve desvios de dinheiro, como retiradas não autorizadas ou pagamentos de despesas pessoais.
Essa análise rigorosa permite identificar e corrigir rapidamente possíveis erros ou fraudes, garantindo a integridade financeira do negócio.
Além disso, o fechamento de caixa também é fundamental para a tomada de decisões estratégicas da empresa. Com base nos dados consolidados do caixa, é possível obter informações precisas sobre o volume de vendas, faturamento, margem de lucro e despesas do negócio, permitindo uma análise detalhada da saúde financeira da empresa.
Passo a passo para fazer o fechamento do caixa sem erros no seu restaurante
O fechamento de caixa é uma rotina que pode ser simples, mas é preciso prestar atenção a alguns detalhes para ter controle das movimentações financeiras do seu restaurante. E embora simples, tanto os operadores quanto os empreendedores costumam ter dúvidas sobre como realizar o fechamento de caixa de forma correta, de modo a apresentar os valores corretos de entrada e saída.
É essencial que o operador de caixa siga os procedimentos estabelecidos pela empresa, a fim de evitar problemas no fechamento de caixa e evitar erros comuns ao longo do dia, que podem prejudicar o cálculo do saldo das transações.
Se a empresa possui mais de um operador de caixa, é crucial que cada um deles deixe o caixa zerado para o colega que assumirá o próximo turno. Portanto, a rotina para o fechamento de caixa deve seguir os seguintes passos desse checklist vai te ajudar nisso:
1) Escolha o sistema de gestão
Em primeiro lugar, determine em que sistema você quer fazer seu fechamento. Atualmente existem muitos sistemas com ferramentas e funcionalidades que tornan todo processo ainda manis simples.
Sistemas que centralizão as informações em um mesmo local são vitais para que nada seja perdido, evitando erros na conferência.
Escolha um bom sistema de gestão e vendas para restaurante para ser seu parceiro nesta hora.
2) Defina um responsável
A partir daí, é importante escolher entre os seus colaboradores um responsável pela rotina de fechamento de caixa, além de um possível substituto para o caso de ausência do primeiro.
Dê preferência para pessoas com perfil analítico, facilidade com números e muita atenção, para evitar possíveis erros ou ainda que a atividade deixe de ser realizada.
3) Abra o caixa
Ao iniciar o expediente, é necessário registrar o valor inicial de reserva, também conhecido como fundo de troco ou valor de encaixe. Trata-se de uma pequena quantia em cédulas e moedas disponível para o operador utilizar tanto para dar troco quanto para pagar pequenas despesas ao longo do período.
4) Administre o fluxo de caixa
Além de registrar o valor de reserva (fundo de troco), é importante registrar todas as outras entradas e saídas que ocorrerem ao longo do dia em um caderno, planilha de Excel, ou melhor, um sistema simples e intuitivo.
As movimentações de entrada são provenientes das vendas ou de suprimentos (injeção de valores na frente de caixa para suprir a necessidade de troco).
Normalmente, estabelecimentos adotam a sangria de caixa por questões de segurança. Portanto, sempre que ocorrer a transferência de valores do caixa para um local mais seguro, como depósito bancário ou entrega de malotes ao carro-forte, é necessário anotar o valor e os documentos relacionados.
5) Atente-se a todos os meios de pagamento
Atualmente, restaurantes e lanchonetes recebem valores de diferentes formas de pagamento, desde dinheiro, cartões ou Pix. Além disso, existem os diversos tipos de pagamento disponíveis nos aplicativos de delivery.
É importante registrar e centralizar todas as movimentações, independentemente do valor movimentado e do modo de pagamento.
6) Confira frequentemente
Dar troco errado, esquecer de registrar um valor ou negligenciar a comunicação quando acontece uma troca de turno, são situações comuns que podem gerar problemas no controle de caixa.
Por isso, é importante estar atento para conferir se tudo foi devidamente registrado ao longo do período, criando uma rotina de checagem, por exemplo.
7) Feche o caixa
Realizada a rotina acima, com anotação do valor inicial do caixa, todas as transações efetuadas e conferidas, chega a hora de finalizar o período com o fechamento do caixa. É importante lembrar que o fechamento de caixa pode ser feito de forma total, ao final do expediente, ou parcial, sempre que houver a troca de operador.
Realizar o fechamento de caixa de forma correta e precisa é fundamental para garantir a veracidade das informações financeiras e evitar problemas como desvios de valores, inconsistências nos relatórios ou prejuízos financeiros.
Assim, será possível comparar o valor disponível em caixa com o saldo das entradas e saídas, identificando possíveis diferenças para menos ou para mais.
Por que fechar o caixa diariamente?
O fechamento do caixa é sua principal ferramenta para determinar a receita do dia. No entanto, para que funcione perfeitamente, é essencial comprometer-se em registrar todas as transações. Retiradas ou sangrias não programadas sem registro são equivalentes a ignorar prejuízos, sem mencionar quando são feitas para despesas pessoais.
É evidente que erros nas cobranças são graves, mas podem ocorrer em um instante. O cliente pode entregar uma nota de valor menor sem perceber, ou você pode dar um troco mais “generoso”. Seu estabelecimento deve estar preparado para lidar com esses deslizes, mas sem uma conferência no final do dia, talvez você nunca perceba que está tendo prejuízo.
Por outro lado, descobrir dinheiro a mais na gaveta pode parecer uma boa notícia. No entanto, como você poderá saber se esse dinheiro é realmente uma sobra? Sem a conferência do fechamento de caixa, não é possível identificar se esse dinheiro veio de pequenas diferenças nos valores dos produtos, trocos errados ou até mesmo de uma sangria registrada, mas não realizada efetivamente.
Dicas gerais para o fechamento de caixa
Compromisso com o fechamento de caixa:
O fechamento do caixa deve ser realizado com total atenção, a fim de evitar erros que possam prejudicar a empresa. Idealmente, o próprio operador de caixa deve ser responsável por fechar o caixa, pois ele está familiarizado com as transações e pode identificar possíveis inconsistências.
Ofereça treinamento:
Certifique-se de fornecer treinamento adequado para seus colaboradores, ensinando-os a realizar o fechamento de caixa de forma precisa e eficiente. Isso inclui conhecimento sobre como registrar todas as transações, verificar trocos e lidar com diferentes formas de pagamento.
Utilize sistemas e ferramentas adequadas:
Considere o uso de um sistema de ponto de venda (PDV) moderno e eficiente em seu restaurante. Esses sistemas podem simplificar o processo de fechamento de caixa, automatizando muitas das tarefas e reduzindo a margem de erro. Além disso, eles oferecem recursos para o registro de transações, controle de estoque e geração de relatórios financeiros.
Verifique todos os itens:
Ao realizar o fechamento de caixa, verifique cuidadosamente todos os itens registrados, como vendas, descontos, taxas e pagamentos. Certifique-se de que todas as informações estejam corretas e que não haja transações duplicadas ou ausentes. Além disso, verifique se os valores de troco estão corretos e se todas as retiradas de dinheiro foram devidamente registradas.
Mantenha registros e comprovantes:
É essencial manter registros precisos de todas as transações realizadas no caixa. Guarde os comprovantes de venda, recibos, notas fiscais e outros documentos relacionados ao fechamento de caixa. Esses registros podem ser úteis para fins de auditoria, reconciliação de transações e resolução de problemas.
Realize conciliações periódicas:
Além do fechamento diário de caixa, é recomendável realizar conciliações periódicas para garantir a consistência das informações financeiras. Isso pode incluir conciliações semanais ou mensais, onde você compara os registros de vendas e movimentações de caixa com os relatórios gerados pelo sistema de gestão. Essa prática ajuda a identificar discrepâncias e tomar medidas corretivas.
Quando o fechamento de caixa deve ser realizado?
Como falamos acima, o fechamento de caixa é realizado ao fim de um determinado período, idealmente todos os dias ao final do expediente.
Em casos de restaurantes e lanchonetes que contam com operadores por turno no PDV, é importante realizar a conferência e fechamento nas trocas de turnos, garantindo que nenhuma informação seja perdida.
Para ter uma visão estratégica e traçar planos de ação sobre as entradas e saídas do negócio, é importante realizar também o fechamento de caixa semanal e mensal.
1) Fechamento de caixa mensal
O fechamento de caixa mensal ajuda a entender sazonalidades, identificar a necessidade de mudanças estratégicas e organizar o planejamento financeiro do próximo período. Para isso, no início de cada mês, anote o saldo disponível no caixa do estabelecimento.
Ao conciliar todas as transações de entrada e saída ao longo do mês e realizar o fechamento, é possível verificar o saldo final e compará-lo com o valor disponível no início do período. Isso permite compreender se houve lucro ou prejuízo em relação ao mês anterior, auxiliando na análise financeira e na tomada de decisões para o crescimento sustentável do negócio.
2) Fechamento de caixa semanal
O fechamento de caixa semanal ajuda a acompanhar de perto as entradas e saídas financeiras do negócio em um período mais amplo, fornecendo uma visão estratégica para tomar decisões assertivas.
Realizar o fechamento de caixa semanal é particularmente relevante em estabelecimentos que têm trocas de turno e operadores diferentes no ponto de venda (PDV). É essencial fazer a conferência e o fechamento ao final de cada turno, garantindo que nenhuma informação seja perdida e que haja uma transição suave entre as equipes.
Além disso, o fechamento de caixa semanal contribui para identificar tendências e padrões financeiros ao longo do tempo, permitindo uma análise mais aprofundada da performance do negócio. Com base nos dados consolidados semanalmente, é possível identificar flutuações nas vendas, avaliar a eficiência dos processos financeiros e identificar áreas de melhoria.
Como descobrir erro no caixa?
Para identificar erros no fechamento de caixa, é importante seguir algumas etapas e boas práticas:
Identificar erros no fechamento de caixa é uma etapa crucial para garantir a precisão das informações financeiras do seu negócio. Para ajudar nesse processo, aqui estão algumas orientações e boas práticas a serem seguidas:
- Revisão minuciosa: Reserve um tempo para revisar todas as transações registradas durante o fechamento de caixa. Verifique se todas as vendas foram registradas, incluindo pagamentos em dinheiro, cartões de crédito ou débito, vouchers e outras formas de pagamento. Certifique-se de que não haja transações duplicadas ou faltantes.
- Sangrias e suprimentos: Verifique se todas as sangrias foram registradas corretamente. Além disso, confira se os suprimentos como o troco inicial e a reposição de dinheiro no caixa, foram registrados adequadamente.
- Comparação com comprovantes: Faça uma comparação entre as informações registradas no sistema de gestão e os comprovantes físicos, como recibos, cupons fiscais ou notas de venda. Isso ajudará a identificar possíveis erros de digitação ou falhas no registro.
- Verificação de troco: Analise os valores do troco fornecido aos clientes durante as transações. Certifique-se de que os cálculos estejam corretos e que não haja troco excessivo ou insuficiente.
- Comparação com o saldo inicial: Verifique se o saldo inicial do caixa corresponde ao valor registrado no início do expediente. Qualquer discrepância pode indicar erros de registro ou manipulação indevida.
Além dessas medidas, considere a utilização de um sistema de gestão e vendas especializado para restaurantes, principalmente se o seu estabelecimento tiver um alto volume de transações. Essas soluções podem simplificar e agilizar o processo de identificação de erros no fechamento de caixa, proporcionando maior eficiência e precisão nas operações financeiras.
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