Erros são comuns, não é possível acertar em tudo. Mas quando falamos sobre negócios, um erro na gestão, por menor que seja, pode agravar toda a estrutura organizacional do seu bar.

Um dos maiores desafios do dia a dia de um estabelecimento é saber como lidar com esses erros de forma simples, eficaz e principalmente definitiva. Manter uma gestão manual, seja no caderno ou na planilha que precisa ser alimentada diariamente, é com certeza o fator que mais colabora com esses problemas.

Muitos podem pensar que já estão cientes e preparados para os diversos desafios de ter um bar, mas não se engane. Apesar de já poder prever e se preparar para os problemas mais comuns que aparecem em um bar, existem alguns erros que são invisíveis à primeira vista, e é sobre eles que falaremos hoje.

Erros mais comuns na gestão de um bar

Há erros que realmente são comuns de aparecerem na gestão de um bar, como já dissemos antes, é impossível não errar.

Falta de controle de estoque: um clássico, principalmente de quem está começando. Não saber a situação do seu estoque é um agravante que pode ser muito prejudicial, causando desperdícios e perda de dinheiro. Esse erro é muito comum em estabelecimentos que não possuem um sistema de gestão e acabam mantendo tudo, inclusive o controle de estoque manual.

Erros ao estabelecer a margem de lucro: definir uma margem de lucro muito alta ou muito baixa interfere diretamente nos seus ganhos. Tanto um quanto o outro podem acabar deixando o seu restaurante no vermelho sem você notar, já que passam a falsa sensação de lucro real.

Falta de planejamento: esse é outro erro comum, principalmente no início. No entanto, se manter sem planejamento contínuo é a fórmula do fracasso para muitos bares, pois sem metas, controles e previsões, o negócio fica vulnerável a qualquer imprevisto.

Não investir em marketing: não tem como atrair clientes se você não se preocupar em trazê-los até o seu bar. Muitos gestores focam somente na operação e esquecem que o fluxo de novos clientes depende de divulgação, ações promocionais e presença nas redes sociais.

Atendimento falho: esse é um dos grandes motivos de reclamações e perda de clientela. Demora para servir, pedidos errados e uma equipe despreparada são falhas que custam caro, por comprometerem a experiência e a fidelização dos clientes.

5 Erros invisíveis na gestão do seu bar

1 Não registrar perdas e quebras no sistema

Pode parecer pequeno, e se vermos em um caso isolado, realmente é pequeno, no entanto, deixar de registrar coisas como: copos quebrados, pedidos errados que não são pagos, bebidas derramadas e repostas.

Essas perdas conhecidas como quebras operacionais precisam ser registradas. Pois, se não forem lançadas no sistema, o seu estoque vai “sumindo” e o caixa não fecha com a quantidade de produtos vendido.

Na prática, isso gera dois problemas: você perde dinheiro sem perceber e ainda arrisca culpar injustamente a equipe por falhas que são operacionais.

2 Não manter um padrão de qualidade

Esse é um erro bem sutil, pois, diferente da maioria, ele não afeta diretamente os números no caixa, mas afeta grandemente a experiência do seu cliente no seu bar.

Esse problema invisível acaba prejudicando o relacionamento e a fidelização dos clientes com o seu bar, já que fatores cruciais como: a receptividade, o atendimento e até mesmo as porções são irregulares.

Quando não existe um padrão de qualidade, ou seja, quando as coisas variam de um dia para o outro, o cliente percebe. E ele pode até não reclamar, mas vai parar de frequentar o lugar. E perder cliente fixo é algo que pesa no final do mês, porque são justamente esses clientes que garantem as vendas constantes.

3 Não conferir a sangria

Caso não saiba com precisão o que é sangria de caixa, temos um post sobre esse assunto que você pode conferir clicando aqui. Mas explicando superficialmente, sangria é uma retirada de dinheiro do caixa para evitar que muito dinheiro fique acumulado ali, é uma prática muito comum em bares. No entanto, apesar de necessário, esse processo pode desorganizar o controle financeiro do seu negócio quando feito incorretamente.

Sem um controle preciso, você só vai descobrir que houve uma diferença no caixa no final do expediente, quando já é tarde demais para identificar a origem do erro. Essa falta de conferência abre brecha tanto para perdas acidentais quanto para desvios intencionais. Além disso, prejudica o controle financeiro, dificultando o fechamento do caixa e a tomada de decisões seguras.

4 Não usar relatórios de venda para monitorar produtos com baixa saída

Outro erro bem comum é não prestar atenção nos relatórios de venda. Muita gente olha só para o valor total vendido no dia e se esquece de analisar o que exatamente está vendendo e o que está parado no seu cardápio.

Sem fazer uma análise verdadeira sobre suas vendas, você acaba gastando dinheiro comprando produtos que não têm demanda com a mesma, precisam de itens que realmente vendem. A diferença é que, enquanto um te traz retorno financeiro, o outro acaba te deixando no prejuízo.

Por isso, é essencial consultar relatórios de venda semanal ou mensalmente, para tomar decisões mais inteligentes sobre tanto sobre compras quanto sobre preços.

5 Diferença entre venda registrada e estoque real

Esse erro ocorre quando o número de produtos vendidos não confere com a quantidade de insumos que deu baixa no estoque.

Por exemplo, se no seu levantamento é mostrado que foram vendidas 20 cervejas x no dia anterior, mas no seu estoque você percebe que saíram 25, essa diferença pode indicar uma série de problemas: vendas feitas sem registro, erros de lançamento, consumo da equipe sem controle ou, na pior das hipóteses, até furtos.

Se você não faz essa conferência com frequência, essas pequenas diferenças vão se acumulando até virar um rombo no estoque e no caixa.

Como implementar um sistema de gestão resolve esses problemas?

Um sistema de gestão como o sistema Simpliza esses erros podem ser diminuídos e até mesmo eliminados. Por exemplo, toda vez que uma garrafa quebra ou um pedido é refeito, é possível lançar essa perda no sistema na hora, ajustando o estoque automaticamente. Isso evita que no fim do mês falte produto sem explicação e que o caixa não feche com o que foi vendido. Além disso, o controle das sangrias e reforços também fica registrado com data, valor e responsável, facilitando a conferência no fechamento de cada turno.

Outro ponto importante é a padronização da operação. O Simpliza permite cadastrar fichas técnicas para cada item no cardápio digital, garantindo que todas as porções e drinks saiam sempre com a mesma qualidade e quantidade, independente de quem esteja na cozinha ou no bar. E, como os pedidos são lançados por meio de comandas eletrônicas, a chance de erro na anotação cai drasticamente.

Por fim, os relatórios de venda e estoque ajudam a visualizar com clareza quais produtos estão parados e onde estão acontecendo perdas. O controle de estoque eficiente atualiza automaticamente a cada venda, fica fácil perceber qualquer diferença entre o que saiu e o que foi registrado.