(Guia) Primeiro controle de estoque para restaurante e bares

Está procura de dicas ou até mesmo de um guia para te ajudar no controle de estoque do seu restaurante ou bar?

O controle de estoque desempenha um papel fundamental nos setores de restaurantes e bares, onde a disponibilidade de ingredientes e bebidas é essencial para o funcionamento adequado das operações. Nesse contexto, o controle de estoque abrange:

O recebimento de mercadorias e insumos, destinados ao armazenamento interno, aguardando sua utilização ou venda.
A saída de itens, seja devido às vendas aos clientes ou à sua utilização na prestação de serviços.

Dominar a gestão do controle de estoque torna-se, portanto, uma necessidade premente para os donos de bares e restaurantes.

A manutenção de um estoque equilibrado evita a perda de clientes devido à falta de produtos ou ingredientes essenciais, além de evitar custos excessivos com armazenagem.

A gestão de estoque representa uma das responsabilidades centrais para qualquer empreendimento que lida com a armazenagem de produtos, sejam eles matéria-prima, produtos finais ou insumos.

Com isso, essa gestão é a habilidade da empresa em organizar e monitorar a quantidade disponível de cada item em um dado momento.

Além disso, possibilita à empresa compreender a composição de seu catálogo de produtos e suas demandas, determinando, assim, as necessidades de reposição.

Vale ressaltar que a valoração dos estoques, ou seja, a sua quantificação em termos financeiros, é também um aspecto crucial da gestão de estoque.

Então, fica a questão:

Como fazer o controle de estoque de um restaurante ou bar?

Conforme seu restaurante cresce, a gestão do estoque pode tornar-se um desafio complexo. A utilização de métodos manuais, como papel e caneta, pode se mostrar insuficiente ou até mesmo complicado.

Por isso, vamos apresentar as opções que você tem para criar ou implementar um sistema de controle de estoque e suas vantagens para restaurantes.

1) Controle de Estoque com Planilhas

Se anteriormente você estava confiando em um método manual, como um caderninho, a primeira etapa para estabelecer um sistema de controle de estoque pode ser a adoção de uma planilha no Excel, Google Sheets ou em um software similar. E

mbora possa parecer uma abordagem simples, essa solução oferece várias vantagens significativas para empreendedores de pequenos negócios que não sabem por onde começar ou não podem investir em um software pago no momento.

Vantagens:

Custo Zero ou Baixo: Uma opção acessível, especialmente para pequenos empreendedores.
Familiaridade com o Software: Provavelmente, você já possui algum conhecimento em usar programas como o Excel ou Google Sheets.
Simplicidade e Facilidade de Uso: Com muitos tutoriais disponíveis online, é fácil aprender a criar e usar uma planilha de controle de estoque.
Acesso em Qualquer Lugar: Pode ser acessado de qualquer lugar, seja por meio de um aplicativo para celular ou tablet.

Desvantagens:

Falta de Integração: Não é possível integrar facilmente com outros programas de gestão.
Complexidade com o Crescimento: Torna-se confuso à medida que o número de produtos aumenta.
Necessidade de Atualização Manual: A identificação de problemas, como estoque baixo, requer intervenção manual.
Risco de Erros de Entrada: A entrada manual de dados pode levar a erros.
Atualização Não em Tempo Real: Não é atualizado em tempo real, o que pode causar problemas em situações com mais de um vendedor..

Criando uma Planilha de Controle para Restaurantes:

Ao desenvolver uma planilha de controle de estoque específica para um restaurante, é importante considerar as particularidades dos produtos e ingredientes que você gerencia.

Embora modelos prontos possam ser encontrados na internet, aqui estão algumas orientações para criar uma planilha básica e funcional:

Organização Eficiente:

Inicie criando uma única pasta de trabalho para o controle de estoque do seu restaurante.
Se o seu restaurante possui um amplo cardápio com mais de 50 produtos ou ingredientes distintos, considere criar uma planilha separada para cada um deles. Isso simplificará as buscas e consultas.

Detalhes Essenciais:

Para cada item de estoque, crie colunas que abranjam informações relevantes, como:
Código do produto ou ingrediente.
Tamanho ou medida.
Cor (se aplicável).
Descrição do item.
Preço (tanto unitário quanto para vendas a varejo e atacado).
Quantidade disponível.
Informações sobre a marca ou fornecedor.

Anotações Estratégicas:

Reserve uma coluna para anotações adicionais, como lembretes para comprar quantidades maiores de determinados produtos antes de eventos especiais, como o Dia das Mães ou outras datas comemorativas.

Controle de Inventário (Opcional):

Para planilhas mais avançadas, especialmente aquelas utilizadas em estabelecimentos de maior porte, considere incluir informações específicas de inventário. Isso pode incluir:
Data de entrada do item no estoque.
Data de saída ou consumo.
Número da nota fiscal associada à entrada ou saída do produto.

2) Controle de Estoque com sistema (software) para restaurantes

Uma alternativa mais eficaz é a gestão digital do estoque, que oferece diversas vantagens:

Simplicidade e Eficiência: Facilita o controle de estoque, especialmente quando se lida com grandes volumes.
Atualização em Tempo Real: Mantém os registros sempre atualizados, evitando erros humanos.
Acesso Múltiplo: Pode ser acessado por várias pessoas, útil para equipes de vendas ou operações maiores.

O benefício notável desse sistema de controle de estoque (ou gestão para restaurantes) é que ele impulsiona as vendas, fornecendo insights valiosos e ferramentas que contribuem para uma compreensão mais aprofundada da performance do seu negócio.

Além do suporte que os donos de restaurantes podem ter ao contratar um software. Isso porque as empresas fornecedoras de sistemas para restaurantes oferecem suporte cada vez mais personalizado. Este é o caso, por exemplo, do sistema PDV Simpliza.

Dica rápida para seu controle de estoque: Rotule cada prateleira e área de armazenamento para uma localização eficiente dos produtos.

Dicas para uma Gestão e Controle de estoque para restaurantes, bares e lanchonete

Agora que já passamos pelas vantagens e desvantagens sobre as maneiras de realizar seu controle de estoque, vamos pontuar mais algumas dicas de gestão para seu restaurante!

Realize Inventários: Um passo essencial para uma gestão de estoque eficaz é a realização de inventários regulares. Durante esse processo, é fundamental não apenas contar os itens fisicamente, mas também reorganizá-los estrategicamente. Separe-os por tipo, alocando cada categoria em uma área específica. Essa organização aprimora a movimentação de mercadorias no estoque e otimiza diversos processos.
Destaque Informações Cruciais: Independentemente da forma como você escolher compilar suas informações de inventário, é crucial determinar quais informações são verdadeiramente relevantes. O registro preciso desses dados é essencial, uma vez que decisões incorretas podem afetar negativamente a saúde financeira do seu negócio. Considere também incluir informações específicas do fornecedor, como número do pedido e outros critérios relevantes para o seu empreendimento, como cor, tamanho ou modelo, por exemplo.
Atenção aos Custos e Receitas: O gerenciamento de estoque vai além do controle físico e requer atenção aos aspectos financeiros. É vital monitorar o estoque levando em conta o valor dos produtos, seu giro e margem de lucro. Isso inclui não apenas identificar os produtos mais vendidos, mas também aqueles que geram maior lucratividade. Leve em consideração o preço de venda, inclusive eventuais descontos aplicados.
Utilize um Sistema de Gestão Centralizado: Gerir o estoque por meio de diferentes sistemas é ineficiente e propenso a erros. Optar por um sistema de gestão centralizado simplifica consideravelmente esse processo. Com ele, você poderá centralizar informações, automatizar processos, reduzir erros e acompanhar todo o ciclo de vida dos itens, desde a entrada até a venda, além de monitorar insumos utilizados na produção.
Monitore as Vendas para Evitar Faltas de Estoque: Ficar sem estoque é um dos principais problemas que uma empresa pode enfrentar. Monitorar as vendas é uma estratégia vital para o crescimento do negócio e para garantir que o estoque esteja sempre abastecido. Com base nessa informação, você pode fazer projeções de compra mais precisas, considerando o histórico de vendas e as expectativas de crescimento do mercado.
Gerencie Produtos Antigos Adequadamente: Uma gestão adequada de produtos antigos ajuda a evitar perdas por obsolescência ou validade vencida, garantindo que a empresa não sofra prejuízos desnecessários. Além disso, analisar os itens com baixa movimentação no estoque é uma estratégia inteligente para evitar excesso de produção e impulsionar o giro dos produtos.
Lembrando que essas práticas são essenciais para manter um estoque atualizado e atender às expectativas dos clientes quanto à disponibilidade de produtos.

Fontes: sebrae mobile transaction

Conclusão

Esperamos que as dicas te ajudem no controle de estoque do seu bar ou restaurante! 🙂

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Dica rápida para seu controle de estoque: Utilize o método FIFO (First In, First Out) para garantir que os produtos mais antigos sejam usados primeiro, evitando perdas por validade.

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